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Postausgang

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Postbuch in Verbindung mit einer benannten Instanz von SQL Server

Ich möchte die SQL Server-basierte Premium-Version oder die Unternehmens-Version von Postbuch in Verbindung mit einer benannten Instanz von SQL Server verwenden. Beim Test der geänderten Verbindungszeichenfolge erscheint die Fehlermeldung "Die Parameter für die Verbindung mit der Datenbank sind ungültig." Was kann ich tun?

Stellen Sie sicher, dass Sie den Datenbanktyp Microsoft SQL Server und die korrekte Verbindungszeichenfolge wie folgt angegeben haben!

server=<SERVER>\<INSTANCE>;database=<DATABASE>;uid=<USERNAME>;pwd=<PASSWORD>;

Stellen Sie sicher, dass auf dem Datenbankserver der SQL Server Browser-Dienst ausgeführt wird!

Schutz von Passwörtern

Welche Möglichkeiten zum Schutz von Passwörtern bietet Postbuch?

Postbuch speichert Passwörter von Benutzern optional AES-verschlüsselt. Kontaktieren Sie hierzu bitte den Technischen Support! Darüber hinaus besitzt jeder Benutzer die Möglichkeit, sein Passwort über den Menüpunkt "Einstellungen - Passwort ändern" selbst zu ändern.

Automatisierung des Anmeldevorgangs

An meinem PC arbeite ausschließlich ich mit dem Postbuch. Wie kann ich vermeiden, bei jedem Programmstart meinen Benutzernamen und mein Passwort eingeben zu müssen?

[Update Version 4.0]

Deaktivieren Sie im Rahmen der Einrichtung für die erste Verwendung den Personenbezug von Postvorgängen.

Postbuch erfordert stets eine Benutzeranmeldung, da - auch im Einzelplatzmodus - im Regelfalle mehrere Personen am Postverkehr teilnehmen und Postbuch den aktuellen Benutzer identifizieren muss. Sie können Postbuch jedoch so konfigurieren, dass beim Programmstart die Felder "Benutzername" und/oder "Passwort" des Anmeldedialogs mit Ihren persönlichen Anmeldeinformationen vorbelegt werden. Sofern Vorbelegungen für beide Felder angegeben werden, startet Postbuch automatisch die Anmeldung, wodurch der Anmeldedialog praktisch nicht erscheint. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Rufen Sie den Menüpunkt "Einstellungen - Lokale Einstellungen" auf!
  • Geben Sie in der Box "Benutzeranmeldung (Vorbelegung)" den gewünschten Benutzernamen und/oder das gewünschte Passwort an!
  • Klicken Sie auf "Übernehmen", um Ihre Änderungen zu speichern!
  • Klicken Sie auf "Abbrechen", um die Eingabemaske zu schließen!

Hinweise: Jeder der beiden Schlüssel kann auch einzeln angewendet werden, sodass z. B. nur das Feld "Benutzername" vorbelegt wird. Die Vorbelegung wird nur auf der betreffenden Arbeitsstation - hier jedoch für alle evtl. existierenden Microsoft Windows-Benutzerkonten - wirksam.

Stellvertretung anderer Personen

(bei aktiviertem Personenbezug von Postvorgängen)

Als Sekretärin S benötige ich stellvertretend Zugriff auf die Postfächer der Personen A und B. Wie kann ich diesen realisieren, ohne mich stets mit den Benutzerkennungen von A und B anmelden zu müssen?

Postbuch bietet hierzu optional die Funktionalität "Benutzerumschaltung", mit der Ihnen per Mausklick Zugriff auf die Postfächer anderer Personen gewährt wird, wobei Ihre Berechtigungen und Einstellungen weiterhin wirksam bleiben. Gehen Sie zur Einrichtung wie folgt vor:

  • Starten Sie Postbuch und melden Sie sich mit der vorkonfigurierten Administratorkennung oder mit einem Benutzerkonto, dass das Recht "Systemadministration" besitzt, an (Standardeinstellung: Benutzername "Administrator", Passwort "sa")!
  • Rufen Sie den Menüpunkt "Einstellungen - Personen" auf und wählen Sie das Konto von S aus!
  • Klicken Sie auf "Benutzerumschaltung" und aktivieren Sie nachfolgend die Personen A und B!
  • Klicken Sie auf "Übernehmen", um Ihre Änderungen zu speichern!
  • Klicken Sie auf "Abbrechen", um die Eingabemaske zu schließen!
  • Starten Sie das Programm neu und melden Sie sich mit den Benutzerinformationen von S an!
  • Über den Menüpunkt "Datei - Benutzerumschaltung" können Sie nun bequem zwischen Ihrem Postfach und den Postfächern von A und B umschalten, wobei Ihre Berechtigungen und Einstellungen weiterhin wirksam bleiben. In der Statusleiste finden Sie entsprechende Statusinformationen.

Einzelplatzmodus ohne Postfächer für jede Person

Ich möchte Postbuch im Einzelplatzmodus einsetzen und lediglich dazu nutzen, meine Postein- und -ausgänge zu erfassen. Postfächer für einzelne Personen benötige ich nicht. Wie gehe ich vor?

[Update Version 4.0]

Deaktivieren Sie im Rahmen der Einrichtung für die erste Verwendung den Personenbezug von Postvorgängen.

Arbeiten Sie ausschließlich mit dem vorhandenen Administratorkonto! Passen Sie dieses Ihren Wünschen an und automatisieren Sie den Anmeldevorgang! Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Starten Sie Postbuch und melden Sie sich mit der vorkonfigurierten Administratorkennung oder mit einem Benutzerkonto, dass das Recht "Systemadministration" besitzt, an (Standardeinstellung: Benutzername "Administrator", Passwort "sa")!
  • Rufen Sie den Menüpunkt "Einstellungen - Personen" auf und wählen Sie das Administratorkonto aus!
  • Geben Sie für die Felder "Nachname" und "Vorname" treffende (fiktive) Bezeichnungen (z. B. "Einzelbenutzer") an!
  • Ändern Sie ggf. die Anmeldeinformationen (Felder "Benutzername" und "Passwort") und notieren Sie Ihre Eingaben!
  • Aktivieren Sie - falls erforderlich - die Kontrollkästchen "Neuanlage von Postein- bzw. -ausgängen" und "Löschen von Postein- bzw. -ausgängen"!
  • Deaktivieren Sie - falls erforderlich - die Kontrollkästchen "Weiterleitung von Postein- bzw. -ausgängen" und "Erweiterte Ansicht"!
  • Klicken Sie auf "Übernehmen", um Ihre Änderungen zu speichern, schließen Sie die Eingabemaske und starten Sie Postbuch neu!
  • Falls Sie den Anmeldevorgang automatisieren möchten, gehen Sie bitte wie in FAQ "Automatisierung des Anmeldevorgangs" beschrieben vor!

Anmeldung schlägt fehl

(bei aktiviertem Personenbezug von Postvorgängen)

Trotz korrekter Anmeldeinformationen erscheint im Anmeldedialog die Fehlermeldung "Benutzername und Passwort können keinem Benutzerkonto zugeordnet werden.". Was kann ich tun?

Wiederholen Sie den Anmeldevorgang! Achten Sie auf eine korrekte Schreibweise, beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung und stellen Sie sicher, dass die Feststelltaste nicht unbeabsichtigt verwendet wird! Falls die Anmeldung dennoch fehlschlägt, kontaktieren Sie Ihren Postbuch-Administrator zwecks Überprüfung Ihrer Anmeldeinformationen!

Hinweis für Postbuch-Administratoren: Die Anmeldeinformationen - d. h. Benutzername und Passwort - müssen für jede Person eindeutig sein.

Nachträgliche Bearbeitung von Postein- bzw. -ausgängen anderer Empfänger/Absender

(bei aktiviertem Personenbezug von Postvorgängen)

Ich erfasse die gesamte Post. Wie kann ich Postein- bzw. -ausgänge anderer Empfänger/Absender nachträglich bearbeiten?

Mit der Anlage eines Postein- bzw. -ausgangs wird dieser einem Empfänger/Absender zugewiesen. Standardmäßig darf nur dieser den betreffenden Postein- bzw. -ausgang nachtäglich bearbeiten.

Falls - z. B. aus organisatorischen Gründen - einer Person die Bearbeitung von fremden Postein- bzw. -ausgängen ausdrücklich erlaubt werden soll, sind folgende Szenarien denkbar:

  • Szenario 1: Die betreffende Person agiert als Postzusteller - d. h. sie erfasst die Post - und soll alle von ihr angelegten Postein- bzw. -ausgänge nachträglich bearbeiten können.
  • Szenario 2: Die Person soll Zugriff auf den gesamten Postverkehr erhalten und alle Postein- bzw. -ausgänge nachträglich bearbeiten können.

Gehen Sie je nach Szenario wie folgt vor:

  • Starten Sie Postbuch und melden Sie sich mit der vorkonfigurierten Administratorkennung oder mit einem Benutzerkonto, dass das Recht "Systemadministration" besitzt, an (Standardeinstellung: Benutzername "Administrator", Passwort "sa")!
  • Rufen Sie den Menüpunkt "Einstellungen - Personen" auf und wählen Sie die betreffende Person aus!
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Bearbeiten von fremden Postein- bzw. -ausgängen"!
  • Im Falle von Szenario 2 aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen "Erweiterte Ansicht"!
  • Klicken Sie auf "Übernehmen", um Ihre Änderungen zu speichern, schließen Sie die Eingabemaske und starten Sie Postbuch neu!

Nach der nächsten Benutzeranmeldung der betreffenden Person ergibt sich folgende Wirkung:

  • Szenario 1: Wenn die Person in den Benutzermodus "Postzusteller" wechselt, hat sie Zugriff auf alle von ihr angelegten Postein- bzw. -ausgänge. Diese kann sie nun auch bearbeiten.
  • Szenario 2: Wenn die Person in den Benutzermodus "Erweiterte Ansicht" wechselt, hat sie Zugriff auf alle Postein- bzw. -ausgänge. Diese kann sie nun auch bearbeiten.

Revisionssicherheit

Wie kann Postbuch eine eventuell erforderliche Revisionssicherheit gewährleisten?

Durch praxisrelevante Berechtigungen (Neuanlage, Bearbeiten, Weiterleitung und Löschen von Postein- bzw. -ausgängen) können die Rechte jeder Person exakt definiert werden.

Der Zeitraum, in dem ein Postein- bzw. -ausgang bearbeitet werden darf, kann von einem Jahr bis auf den Tag seiner Anlage begrenzt werden.

Optional speichert Postbuch zu Postein- und -ausgängen ein Bearbeitungs- und ein Weiterleitungsprotokoll. Bei Fragen hierzu kontaktieren Sie bitte den Technischen Support!

Anlage eines Rundschreibens

Wir möchten auch interne Rundschreiben, Mitteilungen u. ä. mit dem Postbuch erfassen. Wie gehen wir vor?

Es wird beispielhaft von folgendem Praxisszenario ausgegangen:

Person A (z. B. Geschäftsleitung) verfasst ein Rundschreiben an die Personen B, C und D; die Erfassung des Postverkehrs erfolgt zentral in der Poststelle durch Person E.

Von Person E sind folgende Schritte auszuführen:

  • Legen Sie - falls erforderlich - Ihr Unternehmen über den Menüpunkt "Extras - Adressbuch" einmalig als (interne) Adresse U an!
  • Legen Sie das betreffende Rundschreiben als einen internen Posteingang an, wobei U als Absender, A als Empfänger sowie B, C und D als Kopieempfänger agieren!

Es ergibt sich folgende Wirkung:

A als Empfänger ist quasi "Eigner" des Rundschreibens und kann so dessen Verteilung (z. B. durch die nachträgliche Zuweisung weiterer Kopieempfänger) wie auch dessen Nachverfolgung (z. B. durch die Wahl eines Wiedervorlagedatums) kontrollieren. A kann automatisch davon ausgehen, dass B, C und D sowie alle nachträglich von A benannten Kopieempfänger das Rundschreiben "zur Kenntnisnahme" erhalten haben (Empfangsnachweis).

B, C und D sowie alle nachträglich von A benannten Kopieempfänger erhalten das Rundschreiben dagegen als Kopieempfänger, also quasi "zur Kenntnisnahme". Diese Rolle verpflichtet im Kontext von Postbuch zur Kenntnisnahme, schließt jedoch Aktionen wie Bearbeitung, Weiterleitung und Nachverfolgung des Vorgangs explizit aus, wodurch ein praxisrelevanter Ablauf sichergestellt wird.

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