Überblick

Das Postbuch dient der schnellen und einfachen Erfassung, Verteilung und Verwaltung Ihres Postverkehrs.

In kleineren Unternehmen und Organisationen ist oftmals nur ein Mitarbeiter mit allen Aufgaben rund um die Unternehmenspost betraut. In diesem Falle kann das Postbuch im Einzelplatzmodus eingesetzt werden und stellt so einen sinnvollen Ersatz für das klassische Postbuch in Papierform dar.

In mittleren Unternehmen und Organisationen sind in Verbindung mit der Unternehmenspost z. T. verschiedene Rollen und vielfältige Vorgänge zu berücksichtigen (z. B. zentrale Erfassung des Postverkehrs, Trennung von externer und unternehmensinterner Post, Kategorisierung und Systematisierung, Existenz von Postverteilern, definierte Zuordnung zu Empfängern, Absendern und Kopieempfängern, Wiedervorlage, Beantwortung und Ablage, Recherche unter Wahrung des Geheimnisprinzips, Gebührenkontrolle). Hier kann das Postbuch im Mehrplatzmodus eingesetzt werden, wobei eine praxisrelevante Vergabe von Rechten erfolgen kann und jeder am Postverkehr teilnehmende Mitarbeiter sein eigenes Postfach besitzt.

Mit dem Postbuch können u. a. folgende Aktivitäten durchgeführt werden:

Anlage und Verwaltung aller für das Unternehmen relevanten Postkategorien, Zuweisung definierter Kennzeichen und Prioritäten
Anlage und Verwaltung aller für das Unternehmen relevanten Versandarten, Zuweisung definierter Kennzeichen
Anlage und Verwaltung aller am Postverkehr teilnehmenden Mitarbeiter, Zuweisung definierter Benutzerrechte und Stellvertretungen (optional)
Anlage und Verwaltung aller für das Unternehmen relevanten Postverteiler (z. B. Arbeitsgruppen, Abteilungen, Geschäftsbereiche), Benennung je eines Vertreters
Anlage, Verwaltung, Export und Import (optional) häufig wiederkehrender Absender bzw. Empfänger (Favoriten)
Anlage und Verwaltung häufig wiederkehrender Vorbelegungen des Betreffs
komfortable Anlage von Postein- und -ausgängen (jeweils intern und extern), definierte Zuordnung zu Empfängern, Absendern und Kopieempfängern im Hause oder zu Verteilern, Kategorisierung und Systematisierung
Wiedervorlagekennzeichnung und Angabe eines Wiedervorlagedatums
komfortable Listenansicht mit umfangreichen Filtermöglichkeiten, Druckfunktion (Druck gemäß Filterkriterien sowie Detailansicht) und Exportfunktion (optional, PDF- und Excel-Export gemäß Filterkriterien sowie Detailansicht)
komfortable Erfassung und Kontrolle der Gebühren für Postausgänge (Porto) incl. Portokasse
definierte Bearbeitung, Weiterleitung, Löschung und Beantwortung von Postein- und -ausgängen
AutoArchivierung

Diese Anwendung kann bei Bedarf durch folgende Komponenten ergänzt werden:

webbasierte Benutzeroberfläche
Komponenten zur Office-Automatisierung

Bei Fragen hierzu kontaktieren Sie bitte den Technischen Support.