Funktionen

Neue Funktionen der aktuellen Version

In der aktuellen Version 2.2 (Dezember 2011) wurden auf Kundenwunsch neue Funktionen integriert bzw. vorhandene erweitert und optimiert. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Änderungen vor:

Verhalten der Auswahlboxen: Das Verhalten aller Auswahlboxen bei AutoVervollständigung wurde optimiert.
Seriennummerneingabe: Nunmehr besteht auch nach dem Ablauf des Testzeitraums die Möglichkeit der Seriennummerneingabe, wodurch eine Neuinstallation vermieden wird.
Datenbasis: Optional besteht die Möglichkeit einer Passwortverschlüsselung.
Datenbasis: Optional besteht die Möglichkeit der Führung einer Änderungshistorie für Postvorgänge in der Form Postvorgangs-Nr., Bearbeiter, Zeitstempel.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen: Das Informationsangebot der Statusleiste wurde optimiert, um die von Postbuch unterstützte Mindestauflösung von 1.024 x 768 besser zu berücksichtigen.
Eingabeformular zur Neuanlage und Bearbeitung von Postein- und -ausgängen: Das Formular wurde in seiner Höhe reduziert, um die von Postbuch unterstützte Mindestauflösung von 1.024 x 768 besser zu berücksichtigen.
Optionale Felder: Um Postbuch noch flexibler einsetzen zu können, bietet das Programm für die Inhaltstypen Favorit, Postein- bzw. -ausgang und Weiterleitung zusätzlich zwei Felder des Datentyps Ja/Nein, die einzeln aktiviert und frei benannt werden können.
Eingabeformular zur Verwaltung der Favoriten: Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit verfügt das Formular zur Verwaltung der Favoriten nunmehr über eine Filterfunktion.
CSV-Export des Favoritenstamms: Optional besteht für Administratoren die Möglichkeit, den Favoritenstamm in eine CSV-Datei zu exportieren.
CSV-Import des Favoritenstamms: Optional besteht für Administratoren die Möglichkeit, den Favoritenstamm aus einer CSV-Datei zu importieren. Hierbei kann zwischen inkrementellem und vollständigem Import gewählt werden.
Eingabeformular zur Verwaltung der Portokasse: Es wurde ein Bemerkungsfeld ergänzt.
Eingabeformular zur Verwaltung der Mitarbeiter: Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit verfügt das Formular zur Verwaltung der Mitarbeiter nunmehr über eine Filterfunktion.
Mitarbeiter, Recht "Bearbeiten von Postein- bzw. -ausgängen": Mit einem zusätzlichen Recht kann festgelegt werden, ob ein Mitarbeiter Postein- und -ausgänge bearbeiten darf.
Globale Einstellungen, Option "Bearbeiten innerhalb von ... Tag(en)": Im Sinne der Revisionssicherheit kann der Zeitraum begrenzt werden, in dem Postein- und -ausgänge (nachträglich) bearbeitet werden dürfen.
Eingabeformular zur Verwaltung der Vorbelegungen Betreff: Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit verfügt das Formular zur Verwaltung der Vorbelegungen Betreff nunmehr über eine Filterfunktion.
Lokale Einstellungen: Die lokalen Einstellungen können nunmehr ausschließlich von Administratoren bearbeitet werden.
Änderung des Passworts durch den Benutzer: Jeder Benutzer besitzt nun die Möglichkeit, sein Passwort selbst zu ändern.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Detailansicht: Anstelle des bisherigen Formulars wird die Detailansicht jedes Postein- bzw. -ausgangs in Form eines Berichts dargestellt. Dieser kann gedruckt und optional in PDF oder Excel exportiert werden.
Eingabeformular zur Verwaltung der Kategorien: Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit verfügt das Formular zur Verwaltung der Kategorien nunmehr über eine Filterfunktion.
Eingabeformular zur Verwaltung der Versandarten: Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit verfügt das Formular zur Verwaltung der Versandarten nunmehr über eine Filterfunktion.
Eingabeformular zur Verwaltung der Verteiler: Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit verfügt das Formular zur Verwaltung der Verteiler nunmehr über eine Filterfunktion.
Eingabeformular zur Verwaltung der Portotabelle: Zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit verfügt das Formular zur Verwaltung der Portotabelle nunmehr über eine Filterfunktion.
Eingabeformular zur Verwaltung der Portokasse: Es besteht die Möglichkeit, auch einen negativen Betrag anzugeben.
Nummernkreise: Postbuch verfügt nunmehr über voneinander unabhängige, definierbare Nummernkreise zur Vergabe von Posteingangs- und -ausgangsnummern. Mit einer weiteren Konfigurationseinstellung kann die bisherige Numerik beibehalten werden.
Weitere Veränderungen betreffen z. B. die Optimierung des Betriebs auf einem Terminalserver, die Erweiterung des Benutzerhandbuchs und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.

Neue Funktionen der Version 2.1

In der Version 2.1 (Dezember 2010) wurden auf Kundenwunsch neue Funktionen integriert bzw. vorhandene erweitert und optimiert. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Änderungen vor:

Optionale Felder: Um Postbuch noch flexibler einsetzen zu können, bietet das Programm für die Inhaltstypen Favorit, Postein- bzw. -ausgang und Weiterleitung jeweils zwei Felder der Datentypen Datum, Zahl und Text (Maximallänge 50 Zeichen), die einzeln aktiviert und frei benannt werden können.
Globale Bezeichnungen: Um Postbuch noch flexibler einsetzen zu können, bietet das Programm die Möglichkeit, ausgewählte Bezeichnungen der Benutzeroberfläche frei zu definieren.
Benutzerumschaltung (optional): Im Rahmen der Benutzerumschaltung kann einem Mitarbeiter stellvertretend Zugriff auf die Postfächer anderer Mitarbeiter gewährt werden. Hierbei bleiben die Berechtigungen und Einstellungen des Vertreters weiterhin wirksam.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Inhaltsfilter: Es kann wahlweise nach einem diskreten Eingangs- bzw. Ausgangsdatum gefiltert werden.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Weiterleitung (vormals Umleitung) von Postein- bzw. -ausgängen: Die Funktion wurde verfeinert, sodass z. B. auch eine Weiterleitung an einen Verteiler ermöglicht wird.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Bericht "Weiterleitungen" (optional): Zu jedem Postein- bzw. -ausgang kann ein tabellarischer Bericht abgerufen werden, der den Weg des Vorgangs durch das Unternehmen bzw. die Organisation darstellt.
Listenansicht von Posteingängen, Druck von Eingangsbelegen per Etikettendrucker (optional): Zu jedem Posteingang kann per Etikettendrucker ein Eingangsbeleg mit Posteingangsnummer und Eingangsdatum gedruckt werden. Hierbei kann die Posteingangsnummer z. B. zusätzlich als Barcode dargestellt werden. Zum Etikettendruck können per Echtzeitvorschau vielfältige Konfigurationseinstellungen (z. B. Standard-Etikettendrucker, Abmessungen und Seitenränder, Schriftarten und -größen) vorgenommen und dauerhaft gespeichert werden, sodass folgende Eingangsbelege mit einem einzigen Mausklick erstellt werden können.
Listenansicht von Postausgängen, Druck von Adressetiketten per Etikettendrucker (optional): Zu jedem Postausgang kann per Etikettendrucker ein Adressetikett gedruckt werden, wobei die Empfängeradresse entsprechend vorbelegt wird. Zum Etikettendruck können per Echtzeitvorschau vielfältige Konfigurationseinstellungen (z. B. Standard-Etikettendrucker, Abmessungen und Seitenränder, Schriftart und -größe) vorgenommen und dauerhaft gespeichert werden, sodass folgende Adressetiketten mit einem einzigen Mausklick erstellt werden können. Diese Funktion steht im Rahmen des Menüpunkts "Extras" nochmals in verallgemeinerter Form zur Verfügung.
Listenansicht von Postausgängen, Druck von Adressetiketten auf speziellem Etikettenpapier Avery Zweckform L7163 o. ä. (optional): Steht kein spezieller Etikettendrucker bereit, kann zu jedem Postausgang per Standard-Drucker ein Adressetikett auf speziellem Etikettenpapier Avery Zweckform L7163 o. ä. gedruckt werden, wobei die Empfängeradresse entsprechend vorbelegt wird. Diese Funktion steht im Rahmen des Menüpunkts "Extras" nochmals in verallgemeinerter Form zur Verfügung.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Menüpunkt "Extras - Zusätzliche Ressourcen": Postbuch stellt fünf frei definierbare Menüpunkte bereit, die zum Aufruf einer Website oder einer lokalen Ressource genutzt werden können.
Weitere Veränderungen betreffen z. B. die Ergänzung von Funktionen zur Office-Automatisierung, die Erweiterung des Benutzerhandbuchs und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.

Neue Funktionen der Version 2.0

In der Version 2.0 (Juni 2010) wurde Postbuch um völlig neue Komponenten ergänzt und erhielt eine neue, leistungsfähigere technische Basis.

Parallel zur Windows-Applikation steht ab sofort optional eine webbasierte Benutzeroberfläche zur Verfügung. Aktuell ist diese insbesondere zur Recherche im Postbuch konzipiert, in zukünftigen Ausbaustufen ist eine Angleichung des Funktionsumfangs an den der Windows-Anwendung angedacht. Der Einsatz von Windows-Applikation und webbasierter Benutzeroberfläche ist kombinierbar.

Eine ebenfalls optional verfügbare Webdienstschnittstelle stellt Funktionen zur Office-Automatisierung bereit. Hiermit können z. B. Postausgänge bereits während der Erstellung des entsprechenden Dokuments in der Office-Anwendung (z. B. Microsoft Word) vordefiniert bzw. angelegt werden.

Im Sinne einer einheitlichen technischen Plattform basieren Windows- und Web-Applikation nun auf dem Microsoft .NET-Framework 3.5, für Druck und Export kommen Microsoft-Reporting-Technologien zum Einsatz.

Die neue technische Basis stellt die Kompatibilität mit aktuellen Betriebssystemen (Microsoft Windows XP/Vista/7) sicher. Aus Gründen der Abwärtskompatibilität wird auf Anfrage die auf der Vorgängertechnologie basierende Version 1.8.3.1 bereitgestellt.

Neben den grundlegenden Erweiterungen und Modifikationen wurden auf Kundenwunsch neue Funktionen integriert bzw. vorhandene erweitert und optimiert. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Änderungen vor:

Versandart: Der Satz der Versandarten kann ab sofort von Administratoren individuell konfiguriert werden - d. h. Versandarten können hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden.
Löschen von fremden Postein- und -ausgängen: Per Konfigurationseinstellung kann es ausgewählten Benutzern (z. B. Administratoren) gestattet werden, fremde Postein- bzw. -ausgänge - d. h. die Post anderer Empfänger bzw. Absender - löschen zu können. Diese Berechtigung stellt eine Ergänzung des Attributs "Bearbeiten von fremden Postein- und -ausgängen" dar.
Kalender: Bei der Darstellung des Kalenders zur Datumsauswahl kommt nun eine geänderte Darstellung zum Einsatz, die die Benutzerfreundlichkeit steigert und vereinzelt aufgetretene Kompatibilitätsprobleme behebt.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Statusbericht Postein- und -ausgang: Dieser Bericht stellt die Anzahl der Postein- und -ausgänge in einem frei wählbaren Zeitraum gruppiert nach Datum dar. Bei aktiviertem Portorechner werden zusätzlich die Portokosten angezeigt.
Listenansicht von Postausgängen, Duplikat hinzufügen: Mit der Funktion "Duplikat hinzufügen" wird der Fall berücksichtigt, dass eine Postsendung zugleich an mehr als einen Empfänger versendet wird. Hierdurch entstehen praktisch mehrere weitgehend identische Postausgänge, die ab sofort mit Postbuch schneller erfasst werden können. Dazu wird zunächst der erste Postausgang wie gewohnt angelegt. Alle weiteren zugehörigen Postausgänge werden mit der Funktion "Duplikat hinzufügen" ergänzt. Hierbei erfolgt eine weitgehende Vorbelegung des Eingabeformulars, sodass in der Regel lediglich die Postanschrift ergänzt werden muss.
Eingabeformular zur Neuanlage von Postein- und -ausgängen, Favoriten: Zur schnellen Auswahl eines Favoriten steht nun ein Filter zur Verfügung, der eine Filterung nach Nachname/Firma, Vorname/Zeile 2, Postleitzahl und Ort ermöglicht. Dieser wird entsprechend den Angaben im Eingabeformular sinnvoll vorbelegt.
Eingabeformular zur Neuanlage von Postein- und -ausgängen: Für die Belegung des Feldes "Betreff" können ab sofort neben der freien Texteingabe sinnvolle Vorbelegungen (z. B. "Angebot Nr.", "Rechnung Nr.") herangezogen werden. Diese können von Administratoren bedarfsgerecht definiert werden. Aufgrund des individuellen Charakters gibt Postbuch keine Auswahl vor.
Eingabeformular zur Neuanlage von Postein- und -ausgängen: Bei der Neuanlage von Postein- und -ausgängen ermöglicht der Button "Nächster" die Anlage weiterer Einträge, ohne dass das Formular geschlossen und neuerlich geöffnet werden muss.
Lokale Einstellungen: Die lokalen Einstellungen können ab sofort von Administratoren mit dem gleichnamigen Formular direkt bearbeitet werden.
Weitere Veränderungen betreffen z. B. die Ergänzung von Funktionen zur Office-Automatisierung, die Erweiterung des Benutzerhandbuchs und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.

Neue Funktionen der Version 1.8.2

In der Version 1.8.2 (Januar 2009) wurden auf Kundenwunsch kleinere Veränderungen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit vorgenommen.

Neue Funktionen der Version 1.8.1

In der Version 1.8.1 (Juli 2008) wurden auf Kundenwunsch neue Funktionen integriert bzw. vorhandene erweitert und optimiert. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Änderungen vor:

Listenansicht von Postausgängen, Druckfunktion: Bei aktiviertem Portorechner werden zusätzlich die Portokosten dargestellt und am Dokumentende summiert.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, PDF-Export (optional): Der Inhalt der Listenansicht von Postein- bzw. -ausgängen kann in Form eines PDF-Dokuments exportiert werden. Das Layout des PDF-Dokuments orientiert sich dabei weitestgehend an der Druckausgabe. Aufgrund der zahlreichen Filteroptionen bestehen so vielfältige Berichtsmöglichkeiten z. B. bezogen auf Mitarbeiter, Kategorie, Zeitraum, Versandart oder Priorität.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Excel-Export (optional): Der Inhalt der Listenansicht von Postein- bzw. -ausgängen kann in Form eines Excel-Dokuments exportiert werden. Der Export erfolgt unformatiert, was eine Auswertung bzw. Weiterbearbeitung in Microsoft Excel oder einer vergleichbaren Office-Suite ermöglicht. Aufgrund der zahlreichen Filteroptionen bestehen so vielfältige Berichtsmöglichkeiten z. B. bezogen auf Mitarbeiter, Kategorie, Zeitraum, Versandart oder Priorität.
Portokasse: Bei aktiviertem Portorechner kann nun eine Portokasse geführt werden, in der das Aufladen einer Frankiermaschine vermerkt werden kann. Ein zeitraumbezogener Statusbericht stellt Portoladungen und Portokosten gegenüber und sichert so die Kostenkontrolle.
Weitere Veränderungen dienen vorrangig der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.

Neue Funktionen der Version 1.8

In der Version 1.8 (Januar 2007) wurden auf Kundenwunsch neue Funktionen integriert bzw. vorhandene erweitert und optimiert. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Änderungen vor:

Kategorisierung des Postverkehrs: Jeder Postvorgang kann nun einer entsprechenden Kategorie (z. B. Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Info-Sendung, Lieferung, Mahnung, Rechnung, Werbesendung) zugeordnet werden. Die Kategorie jedes Postein- bzw. -ausgangs wird (in Form ihres Kennzeichens) in der Listenansicht dargestellt und steht als zusätzliches Filterkriterium zur Verfügung. Der Satz der Kategorien ist individuell konfigurierbar. Per Konfigurationseinstellung kann die Kategorisierung des gesamten Postverkehrs erzwungen werden.
Versandart: Für jeden Postvorgang kann nun dessen Versandart (z. B. Brief, Einschreiben, E-Mail, Fax, Hausmitteilung, Kurier, Paket, Postkarte, Rückschein) angegeben werden. Die Versandart jedes Postein- bzw. -ausgangs wird (in Form ihres Kennzeichens) in der Listenansicht dargestellt und steht als zusätzliches Filterkriterium zur Verfügung. Per Konfigurationseinstellung kann die Angabe der Versandart bei Neuanlage/Bearbeitung eines Postvorgangs erzwungen werden.
Listenansicht von Postein- und -ausgängen, Filter nach Priorität: In Verbindung mit seiner Kategorisierung wird jedem Postvorgang automatisch eine Priorität von "1 - sehr hoch" bis "5 - sehr niedrig" zugewiesen. Mit dem Filter nach Priorität kann die Listenansicht von Postein- bzw. -ausgängen per Mausklick stufenweise so gefiltert werden, dass z. B. nur Einträge hoher Priorität (z. B. Mahnungen, Rechnungen) dargestellt werden. Die Priorität jeder Kategorie kann individuell konfiguriert werden.
Listenansicht von Postein- bzw. -ausgängen, Erweiterung und Optimierung von Filteroptionen und Darstellung: Sowohl die Filteroptionen als auch die tabellarische Darstellung wurden erweitert (zusätzliche Filterkriterien, zusätzliche Spalten, s. o.) und optimiert (z. B. Spaltenbreiten, geänderte Strukturierung). Dies ermöglicht eine noch gezieltere Suche bei gleichzeitig verbesserter Darstellung.
nachträgliche Bearbeitung von fremden Postein- und -ausgängen: Per Konfigurationseinstellung kann es ausgewählten Benutzern (z. B. Postzustellern) gestattet werden, fremde Postein- bzw. -ausgänge - d. h. die Post anderer Empfänger bzw. Absender - nachträglich bearbeiten zu können. Ein entsprechender FAQ-Artikel im Benutzerhandbuch beschreibt mögliche Szenarien.
Einzelansicht, Erweiterung und Optimierung: Ein neues Feld ermöglicht die verbale Kurzbeschreibung der Anlagen eines Postvorgangs (z. B. "Kaufvertrag, 2 Schlüssel"). Darüber hinaus wurde die logische Gliederung des Formulars optimiert.
Weitere Veränderungen betreffen z. B. die Vereinfachung der technischen Unterstützung und die Erweiterung des Benutzerhandbuchs.

Neue Funktionen der Version 1.7.2

In der Version 1.7.2 (Mai 2006) wurden auf Kundenwunsch neue Funktionen integriert bzw. vorhandene erweitert und optimiert. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Änderungen vor:

Automatisierung des Anmeldevorgangs: Postbuch kann so konfiguriert werden, dass der Anmeldedialog mit Ihren persönlichen Anmeldeinformationen vorbelegt wird. Dies ist insbesondere im Einzelplatzmodus sinnvoll, wenn nur ein Anwender mit dem Postbuch arbeitet. Eine Anleitung finden Sie im Kapitel "FAQ (Häufig gestellte Fragen)" des Benutzerhandbuchs.
Rolle "Kopieempfänger" auch für ausgehende Post: Analog zum Posteingang steht nun auch für ausgehende Post die Rolle "Kopieempfänger" zur Verfügung, wodurch der Absender im Hause gezielt weitere Mitarbeiter über einen Postausgang in Kenntnis setzen kann.
nachträgliche Zuweisung weiterer Kopieempfänger: Im Dialog "Bearbeiten" kann der Empfänger bzw. Absender eines Postvorgangs diesem nun auch nachträglich weitere Kopieempfänger zuweisen. Dies ist dann sinnvoll, wenn z. B. eine zentrale Erfassung des Postverkehrs erfolgt und erst durch den Empfänger bzw. Absender bindend festgelegt werden kann, welchen Mitarbeitern eine Kopie des Vorgangs zugewiesen werden soll.
Verfeinerung der Mitarbeiterverwaltung: Die Rechteverwaltung wurde so erweitert, dass nun für jeden Mitarbeiter separat definiert werden kann, ob er Einträge weiterleiten wie auch loschen darf oder nicht.
mitarbeiterspezifische Anpassung der Benutzeroberfläche: Zur Verbesserung der Lesbarkeit kann mitarbeiterspezifisch (!) eine alternative Standard-Schriftart wie auch ein größerer Standard-Schriftgrad gewählt werden. Diese Einstellungen sind nach der Benutzeranmeldung verfügbar und werden auf die Mehrzahl der Dialogelemente angewendet.
optionale Portoerfassung und -kontrolle: Ist diese Funktion aktiviert, kann bei der Erfassung von Postausgängen das Porto angegeben werden. Hierzu steht eine Portotabelle bereit, die bereits die aktuellen Gebührensätze der Deutschen Post AG beinhaltet und je nach Bedarf aktualisiert bzw. erweitert werden kann. Da die Listenansicht Postausgang stets das Gesamtporto der aktuellen Auswahl errechnet und darstellt, bestehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswertung und Kontrolle der Portokosten.
erweiterte Filtermöglichkeiten: Die Filtermöglichkeiten der Listenansicht von Postein- und -ausgängen wurden erweitert.
Erfassung und Darstellung des Weiterleitungsdatums: Bei der Weiterleitung eines Eintrags wird stets das aktuelle Datum erfasst. So kann stets nachverfolgt werden, ob und wenn ja wann ein Eintrag umgeleitet wurde.
Benutzerhandbuch - neue Rubrik "FAQ (Häufig gestellte Fragen)": In das Benutzerhandbuch wurde ein neues Kapitel mit Antworten auf häufig gestellte Fragen aufgenommen. Falls Sie eine Frage zu Postbuch haben oder anderen Anwendern Ihre Erfahrungen mitteilen mochten, senden Sie bitte eine E-Mail an die unten stehende E-Mail-Adresse.